Hinweisgeberschutz

Hinweisgeberschutzgesetz – Unser Engagement für Transparenz und Integrität

Liebe Kundinnen und Kunden, liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

in unserem Bestreben, ein verantwortungsbewusstes und ethisches Unternehmensumfeld zu schaffen, möchten wir Sie über das Hinweisgeberschutzgesetz informieren und darüber, wie wir dieses innerhalb unserer Firma für Gebäudereinigung umsetzen.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (auch bekannt als Whistleblower-Schutzgesetz) ist ein wichtiger Bestandteil der europäischen und deutschen Rechtslandschaft, welches Personen, die Missstände innerhalb eines Unternehmens vermuten und diese melden, schützt. Es zielt darauf ab, eine sichere Umgebung für die Meldung von rechtswidrigen Handlungen oder Unterlassungen, die im Arbeitskontext auftreten, zu gewährleisten.

Als Dienstleister in der Gebäudereinigungsbranche sind wir uns bewusst, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals die Ersten sind, die Unregelmäßigkeiten bemerken könnten. Dies könnten zum Beispiel Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften, Umweltgesetze oder Datenschutzregeln sein.

Durch die bei uns eingerichtete interne Meldestelle haben Mitarbeiter, Geschäftspartner, Kunden oder sonstige Dritte bei konkreten Anhaltspunkten für Regelverstöße die Möglichkeit, Hinweise rund um die Uhr über verschiedene Meldekanäle abzugeben. So können Risiken frühzeitig erkannt, adressiert und im Bedarfsfall angemessene Abhilfe geleistet werden.

Unsere Maßnahmen im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz:

• Vertraulichkeit: Vertraulichkeit und der Schutz von Hinweisgebenden stehen hierbei an erster Stelle. Jede Meldung, die bei uns eingereicht wird, behandeln wir vertraulich. Ihre Identität als Hinweisgeber/in bleibt geschützt, es sei denn, Sie geben eine ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung. Es entspricht unserer Vorgehensweise, im Falle einer anonymen Meldung einer hinweisgebenden Person keinerlei Schritte zu unternehmen, deren Identität zu ermitteln.
• Sichere Meldekanäle: Wir haben interne Meldekanäle eingerichtet, über die unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder externe Partner Hinweise zu konkreten oder möglichen Rechtsverstößen äußern können. Diese Kanäle sind sicher und stellen die Wahrung der Anonymität sicher, sofern vom Hinweisgebenden gewünscht.
• Keine Vergeltung: Wir garantieren, dass keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Personen ergriffen werden, die in gutem Glauben Missstände in unserem Unternehmen melden. Dies ist ein Kernbestandteil unserer Unternehmensethik.
• Aufklärung und Schulung: Unser Team wird regelmäßig über ihre Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutz geschult. Damit soll sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihre Rechte kennen und damit verbunden das Vertrauen haben, Bedenken zu äußern.
• Bearbeitung und Follow-up: Alle Meldungen werden sorgfältig geprüft und, wenn notwendig, werden entsprechende Maßnahmen zur Untersuchung und Behebung eingeleitet.

 

Unser Prozess bei einer Meldung

Wenn Sie als Mitarbeiter/in, Geschäftspartner oder als Kunde/Kundin einen möglichen Regelverstoß in unserem Unternehmen melden möchten, garantieren wir Ihnen einen klaren und vertraulichen Prozess Ihrer Meldung:

1. Meldung Einreichen: Nutzen Sie unsere eingerichteten sicheren und anonymen Meldekanäle, um Ihren Hinweis zu melden. Die Meldung kann schriftlich, telefonisch oder über das auf dieser Internetseite hinterlegte spezielle Online-Formular erfolgen.
2. Bestätigung: Nach Eingang Ihrer Meldung erhalten Sie über unsere interne Meldestelle eine Bestätigung, dass Ihre Informationen eingegangen sind. Jede Meldung wird innerhalb von maximal 7 Tagen nach Eingang bestätigt.
3. Erstbewertung: Jede Meldung wird durch eine zuständige und speziell geschulte und beauftragte Person oder ein Team geprüft, um deren Relevanz und den Schweregrad einzuschätzen. Die Personen der beauftragten internen Meldestelle sind unparteiisch und unterliegen einer besonderen Verschwiegenheitspflicht. Die Erstbewertung Ihrer Meldung erfolgt innerhalb von 14 Tagen nach der Eingangsbestätigung Ihrer Meldung.
4. Untersuchung: Wenn die Meldung als begründet angesehen wird, wird über die interne Meldestelle oder, falls erforderlich, eine externe Untersuchung eingeleitet. Wir sorgen dafür, dass die Untersuchung fair, unparteiisch und effektiv durchgeführt wird. Falls gesetzlich vorgeschrieben, stellen wir Informationen über die Handhabung von Hinweisgeberfällen den zuständigen Behörden oder der Öffentlichkeit zur Verfügung.
5. Kommunikation: Über die interne Meldestelle werden Sie über den Status Ihrer Meldung auf dem Laufenden gehalten, sofern Ihre Identität bekannt ist und Sie keine anonyme Meldung wünschen. Für anonyme Meldungen richten wir einen sicheren Kommunikationsweg ein.
6. Abschluss und Maßnahmen: Nach Abschluss der Untersuchung informieren werden Sie über die getroffenen Maßnahmen ausführlich informiert. Wir ergreifen notwendige Schritte, um den gemeldeten und sich als begründet erwiesenen Regelverstoß zu beheben und zukünftige Vorfälle dieser Art zu verhindern. Diese können präventive, korrektive oder disziplinarische Schritte sein. Falls erforderlich, leiten wir Änderungen in internen Richtlinien und Verfahren ein, um ähnliche Vorfälle in Zukunft zu verhindern. Wir streben ständige Verbesserung an, um unser Engagement für Compliance und Ethik zu stärken.
7. Feedback: Wir bitten um Ihr Feedback zum Prozess der Meldung und Bearbeitung, um unsere Verfahren kontinuierlich zu verbessern.
8. Vertraulichkeit: Auch nach Abschluss des Falls wahren wir die Vertraulichkeit aller personenbezogenen Daten und Informationen im Einklang mit dem Datenschutz und den Bestimmungen des Hinweisgeberschutzgesetzes.
9. Dokumentation: Die Dokumentation des gesamten gemeldeten Hinweises wird sicher aufbewahrt und archiviert, um eine ordnungsgemäße Aufzeichnung gemäß den gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.
10. Kontinuierliche Unterstützung: Wir verstehen, dass die Meldung von Missständen für die Hinweisgeber belastend sein kann. Wir bieten daher fortlaufende Unterstützung und, falls nötig, Zugang zu weiterführenden Beratungsangeboten.

Sie stellen Ihre personenbezogenen Daten freiwillig zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Meldung anonym abzugeben. Sofern Sie sich freiwillig dazu entscheiden, Ihre personenbezogenen Daten anzugeben und somit einen nichtanonymen Hinweis zu geben, verarbeiten wir Ihre Informationen zweckgebunden allein zur Bearbeitung Ihres Hinweises auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c, f, DSGVO.

Weitere Informationen zum Datenschutz sowie zu den Ihnen zustehenden Rechten finden Sie hier:

Wir betonen, dass der Prozess darauf ausgelegt ist, Gerechtigkeit zu fördern und unsere Werte von Rechtschaffenheit und Rechtstreue zu stärken. Sollten Sie weitere Fragen zu unserem Untersuchungsprozess haben oder eine Meldung einreichen wollen, kontaktieren Sie uns vertraulich über unsere festgelegten Kanäle.

Wir danken allen, die den Mut haben, sich für Integrität und Transparenz in unserem Unternehmen einzusetzen. Ihr Beitrag ist entscheidend, um das Vertrauen in unsere Geschäftspraktiken zu stärken und unsere Unternehmenskultur kontinuierlich zu verbessern.

Ihre Möglichkeiten der Meldung:

Für unsere Kunden:

Sie als unsere geschätzten Kunden spielen ebenfalls eine wichtige Rolle. Sollten Sie auf potenzielle Regelverstöße aufmerksam werden, ermutigen wir Sie, diese über die von uns bereitgestellten sicheren Kanäle zu melden. Ihre Meldungen helfen uns, unsere Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass wir unseren hohen Standards auch weiterhin gerecht werden.

Wir bei A.R.S. Dienstleistungen sind stolz darauf, eine Kultur der Offenheit und des Respekts zu fördern. Wir sind überzeugt, dass das Hinweisgeberschutzgesetz nicht nur unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schützt, sondern auch zu einer besseren und sichereren Arbeitsumgebung für alle Beteiligten beiträgt.

Für Fragen oder weitere Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz und unserer Richtlinien stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Gemeinsam für eine transparente und verantwortungsvolle Geschäftswelt.

Mit vertrauensvollen Grüßen,

A.R.S. Dienstleistungen
Marieluise-Fleißer-Bogen 11
81737 München